В Забайкальской краевой универсальной научной библиотеке им. А. С. Пушкина завершилась работа над проектом «Оптимизация процесса подготовки годового отчёта учреждения», направленным на внедрение технологий бережливого управления и модернизацию внутренних рабочих процессов. Результаты проекта успешно представлены и защищены перед комиссией, в состав которой вошли представители Производственной системы «Росатома» (ПСР) и Министерства культуры Забайкальского края.
Работа над проектом началась в сентябре 2026 года. Команда библиотеки провела анализ существующего порядка подготовки отчётности, выявила основные трудности и разработала решения, позволяющие сократить временные затраты сотрудников. Одной из главных задач стало устранение многократного ручного переноса и редактирования данных, дублирования информации и несогласованности форм отчётности.
В результате в библиотеке внедрили автоматизированную систему сбора и обработки ежемесячных данных о массовой деятельности на платформе Google Таблиц. Для этого разработали единую стандартизированную форму отчёта, классификацию мероприятий и тематических направлений, а также настроили статистические и тематические фильтры. Это позволило автоматизировать обработку информации, упростить подготовку аналитических выборок и оперативнее получать необходимые статистические данные.
Эффективность проведённой работы подтвердила контрольная проверка: время сбора ежемесячных отчётов сократилось с 1140 до 102 минут, редактирования информации — с 582 до 10 минут, а подготовки тематических выборок — с 420 до 15 минут. План мероприятий выполнен в полном объёме.
Успешная защита проекта стала важным итогом проделанной работы и подтвердила результативность выбранных решений. Внедрение новых подходов позволит библиотеке рациональнее использовать рабочее время сотрудников, высвобождая его для научной, методической и творческой деятельности.
Команда проекта не планирует останавливаться на достигнутом: сейчас она работает над оптимизацией процессов, связанных с планированием мероприятий. Следующий этап — внедрение новых технологий в сбор, систематизацию и подготовку годового плана учреждения. Это позволит продолжить совершенствование внутренних процессов библиотеки и рациональнее использовать рабочее время сотрудников.
